Tour operator: contratti, allotment e il conto che si fa a novembre

A novembre arriva la bozza per la stagione successiva: venti camere al giorno da maggio a settembre, tariffe nette divise per fascia, scadenza di rilascio a quattordici giorni. La domanda giusta non è se la tariffa netta sia bassa. È questa: un contratto stagionale vale la produzione attesa moltiplicata per la tariffa netta, meno il ricavo a cui rinunci nelle date che avresti riempito comunque. Il secondo termine si concentra in poche settimane e nella maggior parte dei contratti si mangia quasi tutto il margine.

Quello che firmi non è un listino. È un’opzione che vendi: consegni capacità oggi, a prezzo fissato, in cambio della certezza di riempire le settimane in cui non sapresti chi mettere in camera. Chi compra l’opzione la esercita quando gli conviene, cioè quando la domanda c’è. Non è slealtà dell’operatore: è la natura del contratto, e va messa nel conto prima della firma, non a settembre.

Il conto si fa a novembre perché è l’unico momento in cui hai due cose insieme: il consuntivo della stagione appena chiusa e la libertà di dire di no. A febbraio hai solo la seconda. A maggio non hai più nessuna delle due.

Che cosa vendi davvero quando concedi un allotment#

Un allotment è un blocco di camere che tolgono dalla tua disponibilità e mettono nella disponibilità di qualcun altro, a una tariffa che non cambierà. Tre conseguenze pratiche.

La prima: quelle camere non sono in vendita sui tuoi canali finché non tornano indietro. Se il tuo sistema di prezzo guarda la disponibilità residua, un allotment ampio gli fa credere che tu sia più pieno di quanto sei, e ti alza il prezzo su una domanda che non c’è. È un effetto reale, e in bassa stagione lavora contro di te.

La seconda: la tariffa è fissa mentre il mercato non lo è. Un contratto firmato a novembre su una stagione che poi si rivela forte è un contratto che perde valore ogni settimana che passa. Il rovescio vale meno di quanto sembri, perché in una stagione debole l’operatore semplicemente non riempie l’allotment e tu resti con le camere in mano.

La terza: l’operatore ha una funzione che tu non hai, cioè raccogliere domanda in mercati e in finestre temporali dove tu non arrivi. È per questo che il contratto ha senso, quando ce l’ha. Non lo firmi per il fatturato: lo firmi per le notti che altrimenti resterebbero vuote.

Le quattro clausole che spostano il conto più della tariffa#

Le trattative si consumano quasi tutte sul prezzo netto. Il prezzo netto è la variabile meno importante fra quelle che decidono se il contratto conviene.

Allotment garantito o su richiesta#

Garantito significa che le camere sono impegnate e tu non puoi rifiutare. Su richiesta significa che l’operatore chiede e tu confermi entro un termine, di solito da ventiquattro a settantadue ore. La differenza non è burocratica: il garantito ti espone allo spiazzamento nelle date forti, il su richiesta lo azzera perché confermi solo quando le camere ti avanzano. Le date più contese sono esattamente quelle in cui l’operatore vuole il garantito.

Scadenza di rilascio#

È il giorno in cui le camere non utilizzate tornano tue. Ventuno giorni sono una cosa, sette giorni un’altra, tre giorni sono un regalo che stai facendo. Il valore del rilascio dipende da quanto della tua domanda arriva dentro quella finestra: se sulle date deboli la maggior parte delle prenotazioni dirette entra a dieci giorni, un rilascio a sette giorni non ti serve a niente. Guarda la tua curva di prenotazione per fascia di date prima di negoziare il numero.

Penali di mancato utilizzo#

Sono la clausola che riequilibra l’opzione: se l’operatore non raggiunge una produzione minima, paga. Nella pratica le penali sono rare e quasi sempre simboliche, e la loro assenza è il motivo per cui il rischio della stagione debole resta tutto tuo. Se non ottieni una penale, chiedi il suo equivalente: allotment più stretto nelle date forti, o rilascio più lungo.

Revisione tariffaria e divieto di rivendita#

Due clausole diverse che vanno lette insieme. La revisione dice se e quando puoi ritoccare le nette: senza una finestra di revisione, un contratto pluriennale su un mercato in movimento diventa un problema. Il divieto di rivendita dice a chi l’operatore può cedere la camera: senza quel vincolo, la tua tariffa netta ricompare su canali che non hai autorizzato, e a quel punto stai facendo concorrenza a te stesso con il tuo prezzo peggiore.

La formula del valore del contratto#

Il valore non è il fatturato. È il fatturato meno quello che il fatturato ti costa in termini di camere che avresti venduto da solo.

Le camere-notte spiazzate si stimano come $d_i=n_i\times s_i$, dove $s_i$ è la quota di quelle date che avresti riempito comunque. In una settimana di agosto in cui negli ultimi tre anni sei andato al completo, $s_i$ è vicino a uno. In una settimana di maggio in cui hai chiuso al sessanta per cento, è zero.

Per decidere serve un passaggio in più: il margine. Le camere-notte incrementali portano un costo variabile nuovo (pulizia, colazione, biancheria, consumi), quelle spiazzate no, perché quel costo lo avresti sostenuto lo stesso vendendole ad altri.

Il conto su una stagione intera#

La struttura di riferimento: un quattro stelle di 140 camere su una costa del Sud Italia, stagione aperta dal 1 maggio al 30 settembre, 153 giorni. Il costo variabile per camera occupata è 22 euro. La proposta dell’operatore divide la stagione in tre fasce e mette venti camere al giorno sulle fasce deboli e medie, dieci sulla fascia forte, tutte in allotment garantito.

Le percentuali di utilizzo non sono un dato di mercato: sono la produzione dello stesso operatore nelle stesse fasce nelle stagioni precedenti, letta sul tuo gestionale. Se non ce l’hai, il contratto lo stai valutando alla cieca e il primo anno vale come esperimento, non come decisione.

Adesso il secondo termine. Sulla fascia A non spiazzi nulla: sono le notti che restano vuote. Sulla fascia B stimi che l’ottanta per cento delle camere sarebbe rimasto invenduto, quindi $s_B=0,20$, e la tua alternativa media è 120 euro lordi con un costo di distribuzione del 12,5 per cento, cioè 105 euro netti. Sulla fascia C stimi $s_C=0,80$ su un’alternativa di 160 euro lordi, cioè 140 euro netti.

Applicando la prima formula, il ricavo a cui rinunci per fare posto è 9.022 euro e il valore V del contratto è 109.702 euro. È il numero corretto per confrontare due proposte fra loro. Ma per decidere se firmare serve il margine: 42.258 euro, cioè il 35,6 per cento del fatturato che il contratto porta.

Dove finisce il margine: la fascia forte non produce quasi niente#

Guarda l’ultima colonna della seconda tabella. La fascia C pesa il 40,7 per cento del ricavo del contratto e l’1,6 per cento del suo margine. Quarantuno giorni di alta stagione, dieci camere al giorno impegnate, 48.380 euro di fatturato: 656 euro di margine incrementale.

Non è un caso limite costruito ad arte. È il comportamento normale di un allotment garantito su date che riempi da solo: stai vendendo a 118 euro netti camere che avresti venduto a 140 netti, e l’unico guadagno arriva dalle poche notti in cui l’operatore ti copre un buco.

Riscrivere il contratto invece di rifiutarlo#

Il conto non dice «non firmare». Dice dove intervenire. Prendi la stessa proposta e cambia una sola clausola: in fascia C l’allotment passa da garantito a su richiesta, con conferma entro quarantotto ore, e tu confermi solo quando la finestra di prenotazione è indietro rispetto all’anno precedente. Le fasce A e B restano identiche.

Nel nostro esempio confermi il quaranta per cento delle richieste, cioè 164 camere-notte invece di 410, e per costruzione spiazzi zero. Il contratto produce 89.696 euro di ricavo netto e 57.346 euro di margine.

Ventiquattro per cento di fatturato in meno e trentacinque per cento di margine in più, cambiando una parola in una clausola. Questo è il motivo per cui la trattativa va spostata dalle tariffe alla disponibilità: sulle nette recuperi due o tre euro, sulla struttura dell’allotment recuperi quindicimila.

L’operatore può rifiutare, e ha le sue ragioni: senza date forti garantite il pacchetto che vende ai suoi clienti si indebolisce. A quel punto la contropartita è aritmetica: quanti euro di netta in più sulla fascia C ti compensano dello spiazzamento. Nel nostro caso servirebbero 140 euro netti per andare in pari sulle camere spiazzate, cioè la tua alternativa. Sotto quella soglia, ogni camera garantita in agosto è una perdita che le fasce deboli devono ripagare.

Quando questo conto non regge#

Il punto debole della formula è uno solo, ed è $s_i$. Il tasso di spiazzamento non è un dato storico: è una previsione sulla domanda della prossima estate fatta con i dati di quella passata. Nel nostro esempio, se la fascia C si rivela meno tesa e $s_C$ scende da 0,80 a 0,70, il margine del contratto sale da 42.258 a 47.096 euro, cioè l’11,4 per cento in più. Dieci punti di stima su una sola fascia spostano il risultato più di tutta la trattativa sulle nette.

Ci sono poi tre limiti che il conto non cattura.

Il contratto non è divisibile. Tu vorresti le fasce A e B e non la C, ma per l’operatore il valore sta proprio nel poter promettere ai suoi clienti anche agosto. Rifiutare la fascia C può voler dire perdere l’intero accordo, e in quel caso perdi 41.602 euro di margine sulle fasce deboli e medie per difenderne 656 sulla forte. Il conto va fatto sul pacchetto, non sulla riga.

I tempi di pagamento non compaiono nella formula. Un operatore che salda a novanta giorni ti sta chiedendo, oltre alla tariffa netta, un finanziamento gratuito su tutta la stagione, più il rischio che non paghi affatto. Non ho un modo onesto di quantificarlo senza i tuoi dati bancari, ma va valutato prima della firma, non dopo il primo insoluto.

E poi la cosa che quasi nessuno si aspetta: un allotment con utilizzo basso nelle date deboli non è un contratto fallito, è un contratto che sta funzionando male in un modo innocuo. Il contratto pericoloso è quello con utilizzo al cento per cento concentrato nelle date forti. Se l’operatore ti dice, con soddisfazione, che ha riempito tutto l’allotment di agosto e quasi niente di maggio, ti sta descrivendo esattamente il caso in cui hai regalato margine. La metrica che l’operatore usa per dirti che il contratto va bene è la stessa che ti dice che va male.

Il consuntivo di fine stagione: tre confronti, non uno#

A ottobre non basta guardare quanto ha prodotto. Servono tre confronti, e ognuno risponde a una domanda diversa.

Produzione contro impegno dice quanto della capacità che hai tolto dal mercato è stata effettivamente usata. Produzione contro atteso dice se la tua stima di novembre era buona, ed è l’unico modo per migliorare il conto dell’anno dopo. Margine effettivo contro margine atteso dice se il contratto è valso, ricalcolando lo spiazzamento con le occupazioni davvero registrate, non con quelle previste.

Il contratto ha prodotto 1.180 camere-notte contro 1.392 attese, l’84,8 per cento della stima, e 33.292 euro di margine contro 42.258, il 21,2 per cento in meno. Il calo viene tutto dalle fasce deboli e medie, cioè dalla parte per cui avevi firmato. La fascia C ha fatto esattamente quello che ci si aspettava e ha contribuito per 656 euro.

Questo è il documento che porti alla trattativa dell’anno dopo. Non «il contratto ha portato centoventimila euro», ma: su 2.650 camere-notte impegnate ne hai usate 1.180, la fascia forte è stata usata per intero e ha reso 1,60 euro di margine per camera-notte impegnata, la fascia media 17,95 euro, la fascia debole 12,46 euro su capacità che non aveva alternative.

Cosa fare a novembre#

1. Estrai dal gestionale la produzione dell’operatore della stagione appena chiusa, divisa per fascia di date e per camera-notte, non per fatturato.
2. Ricostruisci l’occupazione effettiva di ogni fascia senza le camere dell’operatore: è la base per stimare $s_i$ fascia per fascia.
3. Calcola il ricavo netto alternativo per camera-notte di ogni fascia, togliendo dal lordo il costo di distribuzione medio di quel periodo.
4. Applica la formula del margine alla proposta ricevuta, con il tuo costo variabile per camera occupata aggiornato.
5. Se il margine della fascia forte è sotto il dieci per cento del totale, non trattare sulle nette: chiedi il passaggio a su richiesta o il taglio dell’allotment su quelle date.
6. Verifica scadenza di rilascio e finestra di conferma contro la tua curva di prenotazione di quelle stesse date, non contro un valore standard.
7. Metti per iscritto il divieto di rivendita a terzi non autorizzati e la finestra di revisione tariffaria.
8. Fissa in calendario la revisione di metà stagione: a fine giugno ricalcoli il margine con i dati veri e sai già che cosa chiedere l’anno dopo.