Pagamenti e incassi: quando arrivano davvero i soldi e quanto costa il tragitto

I soldi di una prenotazione arrivano sul conto in tre momenti diversi: settimane prima del soggiorno se l’ospite paga in anticipo, uno o due giorni dopo la partenza se la carta la addebiti tu, da due settimane a due mesi dopo se incassa qualcun altro per te. Ogni tragitto ha un costo suo, e non è la commissione del canale.

Quel costo è piccolo. Nell’esempio costruito più avanti vale 2.101,16 euro su 242.730,00 di ricavo camere in un mese di punta: 0,87 punti, meno di quindici camere vendute. Non ribalta la classifica dei canali. Cambia la data in cui il conto corrente vede i soldi, e in una struttura stagionale quella data decide se ad agosto paghi i fornitori con il tuo denaro o con quello della banca.

Le due cose vanno tenute separate. Il costo di incasso si somma alla commissione: è conto economico. Il tempo di incasso è cassa, e nel conto economico non compare. Un canale può essere il migliore sul primo fronte e il peggiore sul secondo.

Sei modi in cui il denaro entra#

La domanda utile non è chi paga, ma chi tocca il denaro per primo: da lì discendono costo, ritardo e rischio.

Le ultime due righe non costano niente in commissione e sono quelle che possono fare più male: una perché non hai garanzie finché il bonifico non arriva, l’altra perché stai facendo credito.

Il costo di incasso è uno strato del costo di canale#

Il costo di incasso non è una percentuale sola: ha una parte proporzionale all’importo e una parte a testa, identica per una prenotazione da 90 euro e per una da 900.

Attenzione a quale importo entra nella formula. Se la carta virtuale del portale è caricata del netto, l’incasso lo paghi sul netto; se incassi il lordo e la commissione te la fatturano dopo, lo paghi sul lordo. Due contratti che sembrano identici e non lo sono.

Sommato alla commissione e diviso per il ricavo lordo, il costo di incasso completa il costo pieno di un canale: $c=\frac{K+\mathrm{CI}}{R}$, dove K è la commissione riconosciuta al canale e R il ricavo lordo che il canale ha prodotto. Due canali con la stessa commissione possono costare diverso, e la differenza sta nel secondo addendo.

Agosto in un tre stelle di 60 camere, contato per intero#

Prendiamo un tre stelle di 60 camere in una località balneare dell’Adriatico, aperto da maggio a settembre. Agosto: 1.860 camere-notte disponibili, occupazione al 90 per cento, 1.674 camere vendute a una tariffa media di 145,00 euro, soggiorno medio tre notti. Tutti i numeri che seguono sono costruiti qui, commissioni e condizioni bancarie comprese. Il valore sta nel rifare il conto con il proprio contratto.

La riga che spiazza è la prima. Il diretto prepagato, quello che stai cercando di far crescere, ha il costo di incasso più alto fra i due diretti: 1,457 per cento contro 1,011 del banco. È la differenza fra carta presente e carta non presente. Chi dice che il diretto costa zero dimentica 570,60 euro in un mese, che crescono nella misura esatta in cui la disintermediazione funziona.

Quando arrivano davvero: i giorni di incasso di una stagionale#

Stessa tabella, altro occhio: a ogni canale associamo i giorni fra la partenza e l’accredito, con segno negativo se il denaro arriva prima.

Quattro giorni. Detta così, questa struttura incassa quasi in contanti e non ha problemi di capitale circolante. È la lettura sbagliata, per il motivo di sempre: la media di una distribuzione con la coda lunga non descrive nessuno.

Il numero che conta è la coda, non la media#

Mettiamo la partenza media a metà mese e guardiamo il conto al 15 settembre, trenta giorni dopo. Due canali non hanno ancora accreditato: il portale che rimette a 35 giorni e il tour operator a 75. Sono 60.900,00 euro, il 27,91 per cento di quello che agosto ha prodotto.

Il 15 settembre qui è una data precisa: la stagione chiude, gli stipendi sono pagati, le fatture dei fornitori scadono, e il tour operator pagherà a fine ottobre. Il fabbisogno non nasce perché la struttura guadagna poco, ma perché il 28 per cento del mese migliore è ancora carta.

È anche il motivo per cui la scelta fra i due portali dell’esempio non è ovvia. Quello con la carta virtuale chiede il 17 per cento e ti costa 1,634 punti di incasso, ma i soldi ci sono cinque giorni dopo la partenza. Quello che incassa chiede il 15 e non costa niente di incasso, ma tiene il denaro trenta giorni in più. Ordinati per costo danno una classifica, ordinati per velocità di cassa ne danno un’altra.

Preautorizzazione, autenticazione, contestazioni#

La preautorizzazione scade, e scade quando non guardi#

Una preautorizzazione non è un incasso: è un blocco temporaneo di plafond sulla carta. La durata dipende dal circuito e dal contratto con l’acquirente, e va letta lì dentro. Il problema nasce dalla combinazione fra quella durata e l’anticipo delle prenotazioni.

Nella struttura dell’esempio le 78 prenotazioni dirette da pagare al banco arrivano in media 38 giorni prima. Se la preautorizzazione, per ipotesi di questo esempio, resta valida sette giorni, verificare la carta il giorno della prenotazione non serve a niente: all’arrivo non c’è più nulla di bloccato. Va fatta tre giorni prima, quando c’è ancora tempo per rivendere.

Facciamola: su 78 carte, sei sono rifiutate, il 7,69 per cento. Quattro ospiti danno un’altra carta. Due non rispondono e diventano no-show non garantiti: 2 per 3 notti per 145,00 euro fanno 870,00 euro. Ad agosto una di quelle camere si rivende, quindi la perdita vera è 435,00 euro. Verificando il giorno dell’arrivo, le camere invendibili sarebbero state due.

L’autenticazione forte è il punto in cui si perde la prenotazione#

L’autenticazione forte del cliente è disciplinata dalla direttiva europea sui servizi di pagamento e dal regolamento delegato che la attua, con le esenzioni previste dalla norma stessa: importi ridotti, operazioni ricorrenti, analisi del rischio. Le operazioni per corrispondenza o telefoniche restano fuori dall’ambito. Sono regole pubbliche, da verificare alla data.

Da qui una conseguenza visibile nei conti. La carta virtuale la addebiti tu, senza che nessuno confermi niente su un telefono: non ha un passo di autenticazione da fallire. Il diretto prepagato ce l’ha, ed è l’ultimo passo prima della conferma, il più costoso dell’imbuto.

Il motore deve dirti quanti pagamenti falliscono e perché. Se non lo fa, quei 2.610,00 euro non compaiono in nessun rapporto e ritornano ogni mese.

Le contestazioni si riducono con la documentazione, non con la fortuna#

Una contestazione è la richiesta dell’emittente di riavere il denaro, con una finestra per rispondere. I termini li fissano i circuiti e vanno chiesti al proprio istituto. Le prove sono tre: la conferma con le condizioni accettate, la traccia che il servizio è stato erogato, l’autorizzazione.

Sei camere e mezza: poco, ed è il motivo per cui quasi nessuno mette in piedi la procedura. Il conto cambia quando le contestazioni non sono cinque ma cinquanta, e succede quasi sempre per una causa sola: la descrizione sull’estratto conto dell’ospite non assomiglia al nome della struttura. Quella riga si cambia con una telefonata e vale più di qualunque difesa.

Dove questo conto non aiuta#

Il costo di incasso è piccolo e resterà piccolo: 0,87 punti su un costo di canale di 10,97. Chi decidesse il mix guardando l’incasso invece della commissione starebbe ottimizzando l’ottavo decimale. Un errore di previsione di due punti di occupazione su agosto vale 1.860 per 0,02 per 145,00, cioè 5.394,00 euro: due volte e mezzo il costo di incasso del mese.

La seconda cosa è meno ovvia. Il rimedio istintivo al costo delle carte è lo sconto per chi paga con bonifico. Su una prenotazione da 435,00 euro uno sconto del 3 per cento vale 13,05 euro, e la carta ne costava 6,34: hai regalato 6,71 euro per non pagarne 6,34, e hai scambiato un incasso certo con uno che dipende dalla memoria dell’ospite. Uno sconto per bonifico ha senso solo se è inferiore al costo della carta, e a quel punto quasi nessuno lo prende.

La terza riguarda il tour operator. La fattura differita non ha costo di incasso e sembra il canale più pulito della lista. Non lo è: è l’unico in cui il denaro non è garantito da alcuno strumento di pagamento. Se l’intermediario non paga non hai una contestazione da vincere, hai un credito da recuperare. Il costo vero andrebbe scritto aggiungendo una quota di credito perso, e quella quota non si conosce prima. È il solo punto dell’articolo in cui la risposta onesta è che il numero non c’è.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Apri il contratto di acquiring e scrivi le tre cifre che servono: commissione carta presente, commissione carta non presente, fisso per operazione. Quasi nessuno le sa a memoria.
2. Aggiungi al foglio di confronto fra canali una colonna con il costo di incasso in euro, accanto alla commissione, e guarda se l’ordine cambia.
3. Per ogni canale scrivi i giorni fra la partenza e l’accredito, presi dall’estratto conto e dalle rimesse reali, non da quello che ti hanno detto.
4. Calcola quanto del mese di punta è ancora da incassare trenta giorni dopo la fine del mese. È il numero da portare in banca.
5. Verifica quanto dura una preautorizzazione e sposta il controllo delle carte a tre giorni dall’arrivo, non alla prenotazione. Nello stesso foglio fissa un limite di credito per ogni intermediario a fattura differita.
6. Chiedi al motore quanti pagamenti sono falliti nell’ultimo trimestre e perché. Se il dato non esiste, chiedilo come requisito.
7. Fatti leggere dall’istituto la descrizione che l’ospite vede sull’estratto conto. Se non contiene il nome commerciale della struttura, falla cambiare.

Domande frequenti#

Conviene di più farsi pagare dal portale o addebitare la carta virtuale?#

Dipende da che cosa ti manca. Farsi pagare dal portale toglie il costo di incasso ma allunga i tempi, perché le rimesse seguono un calendario che non decidi tu. Addebitare la carta virtuale costa la commissione di carta non presente, spesso la più alta del contratto, ma il denaro è sul conto pochi giorni dopo la partenza. Con una stagione corta e i fornitori da pagare a settembre, i giorni valgono più dei decimali.

Il costo delle carte lo posso ribaltare sull’ospite?#

Non sui pagamenti con carte al consumo: la normativa europea sui servizi di pagamento vieta i supplementi per l’uso di determinati strumenti, ed è una regola da verificare alla data e nella versione nazionale. In pratica il costo di incasso è un costo tuo e va messo nel prezzo, non a lato del prezzo. Lo spazio che resta è differenziare le condizioni tariffarie, non il metodo di pagamento.

Una preautorizzazione mi protegge dal no-show?#

Solo se è ancora valida il giorno in cui ti serve, e solo per l’importo bloccato. Una preautorizzazione presa alla prenotazione e scaduta prima dell’arrivo non protegge niente, anche se nel gestionale continua a comparire come garanzia acquisita. Le domande da fare all’istituto sono due: quanti giorni dura, e che cosa succede se l’importo finale è diverso da quello bloccato.

Quanto devo tenere da parte per il periodo di chiusura?#

Il numero che serve non è il ricavo della stagione ma la parte non ancora incassata quando la stagione finisce, sommata ai pagamenti che scadono in quelle settimane. Nell’esempio il 27,91 per cento del ricavo di agosto è ancora da incassare al 15 settembre. Si calcola con i giorni reali di ogni canale e si rifà ogni anno, perché i contratti cambiano.