Caparra, acconto e penale: tre parole che cambiano il conto e il rischio

Acconto, caparra e penale non sono sinonimi, e la differenza si vede il giorno in cui la prenotazione salta. L’acconto è un anticipo sul prezzo: se il contratto si scioglie va restituito. La caparra confirmatoria si trattiene di diritto. La penale è dovuta nell’importo pattuito anche se non l’hai ancora incassata. Chi scrive acconto nelle condizioni e poi trattiene i soldi sta trattenendo quello che dovrebbe rendere.

La struttura di esempio per tutto l’articolo è un quattro stelle di 90 camere in una città d’arte del centro Italia, tariffa media di riferimento 150 euro a notte, costo variabile di una camera occupata 18 euro fra pulizia, biancheria, colazione e consumabili.

Un avvertimento prima dei conti: questo non è un parere legale. Gli articoli del codice civile citati sono pubblici e verificabili, ma la formulazione della clausola che pubblichi sul tuo sito e sui portali va fatta scrivere o rivedere da chi ne risponde. Qui si spiega che cosa cambia nel conto, e quali numeri portare a quella conversazione.

Le tre parole, e che cosa succede ai soldi#

Le tre figure hanno effetti diversi in due momenti: quando l’ospite non arriva e quando sei tu a non poterlo ospitare. Sono istituti distinti del codice civile, e la parola usata nel testo conta più della somma incassata.

La conseguenza operativa è netta. Se vuoi tenere soldi che hai già in mano, ti serve una caparra. Se vuoi poter chiedere soldi che non hai in mano, per esempio addebitando una carta dopo una mancata presentazione, ti serve una penale, scritta come penale e accompagnata da un’autorizzazione all’addebito raccolta prima. Un acconto non fa né l’una né l’altra cosa: è solo un pezzo di prezzo pagato in anticipo.

La caparra penitenziale, la parola che quasi nessuno usa#

È il corrispettivo del recesso: chi si tira indietro perde quella somma e la faccenda finisce lì, senza che nessuno possa chiedere altro. Per una struttura è la figura più prudente quando la somma è alta, perché mette un tetto anche al tuo rischio. È anche la meno usata, perché richiede di dire in modo esplicito che il cliente ha il diritto di recedere pagando quella cifra, e molti non vogliono scriverlo.

Quanto trattenere perché la condizione regga#

Una condizione che trattiene molto più del danno che subisci è fragile due volte: il giudice può ridurre una penale manifestamente eccessiva, e una clausola squilibrata a favore del professionista può essere contestata dal consumatore. Il modo per non trovarsi lì è partire dal danno vero, che è calcolabile.

Con tariffa 150 e costo variabile 18, il margine in gioco è 132 euro. A trenta giorni dall’arrivo, se la probabilità di rivendere quella camera è 0,60, il danno atteso è 132 per 0,40, cioè 52,80 euro: il 35,2 per cento della tariffa. A quarantott’ore, con probabilità di rivendita 0,10, il danno è 132 per 0,90, cioè 118,80 euro: il 79,2 per cento. Ecco perché una politica a scaglioni non è una gentilezza commerciale, è la forma che il danno ha davvero.

Due condizioni a parità di margine atteso#

La domanda pratica è un’altra: quanto vale lo sconto che posso concedere in cambio di una condizione più rigida. Si risponde eguagliando i margini attesi delle due condizioni.

Nella condizione B, quando l’ospite disdice, incassi comunque i 132,55 euro e la camera torna disponibile: il valore atteso di quella notte diventa 132,55 più 0,60 per 132, cioè 211,75 euro. È il motivo per cui una disdetta su una tariffa non rimborsabile, in una notte che si rivende, vale più di un arrivo.

Undici virgola sei per cento è il tetto, non il prezzo. Uno sconto del 20 per cento sulla stessa condizione porta la tariffa a 120 euro e il margine atteso a 107,83: 12,55 euro persi per ogni prenotazione. Su 300 prenotazioni non rimborsabili l’anno sono 3.765 euro che escono dal conto economico senza che nessuno se ne accorga, perché la riga si chiama promozione.

Quando rivendere è difficile, lo sconto giusto sale#

Questo è il punto che quasi tutti sbagliano di segno. Se la probabilità di rivendita scende da 0,60 a 0,30, il margine atteso della tariffa flessibile crolla a 111,67 euro e la tariffa che pareggia diventa 126,22: lo sconto giustificato sale a 23,78 euro, cioè il 15,9 per cento. La condizione rigida vale di più proprio quando la domanda è debole, non quando è forte. Chi concentra le offerte non rimborsabili nei periodi pieni e le toglie in bassa stagione sta facendo l’opposto di quello che dice l’aritmetica.

Come si scrive la condizione perché regga#

Una condizione di prenotazione utilizzabile sta in sei righe e contiene sei cose. La somma, in euro o in percentuale della prenotazione. La parola giusta fra acconto, caparra e penale, usata una volta sola e sempre la stessa nella pagina. La data e l’ora limite, calcolate e scritte in chiaro nella conferma, con il fuso orario. Che cosa succede se l’ospite arriva in ritardo o parte prima. Come e quando viene addebitata la somma, e su quale strumento di pagamento. Che cosa succede se la struttura non può ospitare.

Poi ci sono due cose che non stanno nel testo ma lo reggono: la prova che l’ospite l’ha vista prima di confermare, e la prova che gliel’hai inviata dopo. Senza queste due, la clausola più precisa del mondo è un’affermazione senza testimoni.

Quando è la struttura a saltare#

Le condizioni vengono scritte pensando all’ospite che disdice, e quasi mai al caso opposto. È un errore che si paga in contanti. Se hai incassato 150 euro a titolo di caparra confirmatoria e sei tu a non poter ospitare, la regola del codice civile ti impone di restituirne 300. Se il ricollocamento in una struttura equivalente ti costa 180 euro, quella notte ti è costata 480 euro invece dei 330 che avresti speso con un semplice acconto.

Sono 150 euro di differenza per camera, e nel mese in cui l’overbooking va storto due volte fanno 300 euro. Non è un argomento per non usare la caparra: è un argomento per sapere che una condizione forte è simmetrica, e per tenerne conto quando decidi quante camere vendere oltre la disponibilità.

Dove questo conto si rompe#

Le due condizioni non attirano lo stesso ospite#

Il calcolo dello sconto presuppone che la stessa persona scelga fra A e B. Non è così: chi prenota non rimborsabile con tre mesi di anticipo è un ospite diverso, che spesso avrebbe comprato lo stesso a tariffa piena più avanti. Quando succede, lo sconto non compra una prenotazione nuova, paga meno una prenotazione che avresti avuto. Per questo l’11,6 per cento è un tetto e non un prezzo: il valore vero dipende da quante prenotazioni la condizione rigida aggiunge davvero, e quello si misura solo con un periodo di prova.

I soldi in mano non sono tuoi finché non scade la finestra dello storno#

Una somma incassata mesi prima dell’arrivo resta contestabile per un periodo che dipende dal circuito di pagamento e dalle regole del gestore. In pratica una caparra incassata a gennaio per un soggiorno di agosto è un incasso che può tornare indietro. Chi calcola la copertura del rischio sul denaro incassato, e non su quello incassato e ormai definitivo, sta contando due volte.

La parola che scegli cambia anche il conto fiscale#

Un acconto è corrispettivo: su 150 euro con aliquota al 10 per cento, 13,64 sono IVA e ti restano 136,36. Una somma dovuta a titolo di risarcimento non è corrispettivo di una prestazione e segue una regola diversa. Detto in soldi: per portarti a casa gli stessi 150 euro con un acconto fatturato dovresti chiederne 165. Il trattamento dipende da come la somma è qualificata e da come viene documentata quando la prenotazione salta: è esattamente una delle cose da far verificare al consulente prima di pubblicare la condizione.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Apri la pagina delle condizioni e conta quante volte compaiono le parole acconto, caparra e penale. Se ce n’è più di una, la clausola è già ambigua.
2. Calcola il tuo margine di contribuzione a camera occupata: tariffa media meno costo variabile reale, quello con la colazione dentro.
3. Stima la probabilità di rivendere una camera disdetta a trenta giorni e a due giorni, guardando le disdette dell’anno scorso e quante di quelle notti hai poi venduto.
4. Applica la formula del danno atteso ai due orizzonti e confronta i risultati con quello che trattieni oggi. Se trattieni molto di più, la condizione è fragile.
5. Ricalcola lo sconto massimo della tariffa non rimborsabile con i tuoi numeri, e confrontalo con lo sconto che pratichi adesso.
6. Verifica come raccogli l’autorizzazione all’addebito e dove viene conservata. Se non sai rispondere in trenta secondi, non ce l’hai.
7. Fai calcolare al motore di prenotazione la data e l’ora limite e scrivile nella conferma, invece di lasciare la formula generica sulle ore di preavviso.
8. Porta al tuo consulente la clausola e questi numeri, e fatti dire come qualificare e documentare la somma trattenuta.

Domande frequenti#

Posso trattenere l’acconto se l’ospite non si presenta?#

Non automaticamente, ed è la confusione più diffusa. L’acconto è un anticipo sul prezzo: se il contratto si scioglie va restituito, e per trattenerlo devi chiedere a parte il risarcimento del danno e dimostrarlo. Se vuoi che la somma resti tua senza discussioni, la condizione deve qualificarla come caparra o prevedere una penale di importo determinato. Il testo va scritto prima della prenotazione, non invocato dopo.

Quanto sconto posso fare su una tariffa non rimborsabile?#

Nel nostro esempio il tetto è l’11,6 per cento: sotto quella soglia la condizione rigida vale il ricavo che ti fa perdere, sopra ci rimetti. Il numero dipende da tre grandezze tue: quota di disdette sulla tariffa flessibile, quota di disdette sulla non rimborsabile e probabilità di rivendere una camera disdetta. Con probabilità di rivendita più bassa il tetto sale, perché la condizione rigida vale di più.

Che cosa rischio se annullo io una prenotazione con caparra incassata?#

Se la caparra è confirmatoria e l’inadempimento è tuo, la regola del codice civile prevede la restituzione del doppio. Nell’esempio dell’articolo, 150 euro incassati diventano 300 da restituire, ai quali si aggiungono i costi di ricollocamento: 480 euro contro i 330 che avresti speso senza caparra. È una voce da mettere nel conto quando si decide di quanto sovravendere.

Serve un legale per scrivere le condizioni di prenotazione?#

Per la formulazione sì, e questo articolo non la sostituisce. Quello che puoi preparare da solo sono i numeri: margine di contribuzione, probabilità di rivendita, danno atteso ai diversi orizzonti, sconto massimo giustificato. Con quelle quattro cifre la conversazione con il consulente dura venti minuti e produce una clausola proporzionata, invece di una copiata da un’altra struttura che ha costi e stagionalità diversi dai tuoi.