Revenue in un bed and breakfast: poche camere, stesse domande

Con sei camere una prenotazione da tre notti sposta l’occupazione del mese di quasi due punti, e una settimana storta non significa niente. La risposta breve è questa: in un bed and breakfast le domande del revenue management sono le stesse di un albergo da novanta camere, ma le risposte si leggono su periodi più lunghi e si applicano con molte meno tariffe. Si semplifica il listino, non il conto del margine.

Il resto è aritmetica di numeri piccoli. Sei camere per trenta notti fanno centottanta camere-notte: sembra un numero grande finché non provi a spezzarlo per giorno della settimana, per canale e per durata. A quel punto ogni casella contiene tre o quattro prenotazioni, e tre o quattro prenotazioni non dicono nulla sull’anno prossimo.

I numeri che seguono sono costruiti su una struttura di esempio: un bed and breakfast di sei camere in un borgo del centro Italia, aperto da marzo a novembre, gestito da due persone che fanno anche le colazioni e i cambi.

Perché i tuoi tassi ballano, e non è colpa di come vendi#

Se ogni camera si vendesse in modo indipendente dalle altre, con la stessa probabilità, l’oscillazione tipica del tasso di occupazione avrebbe una forma molto semplice.

Con sei camere e p pari a 0,60 il conto dà 0,20: venti punti di occupazione di oscillazione normale, notte dopo notte, senza che nessuno abbia sbagliato niente. In camere vendute sono 1,2 camere. Lo stesso conto su una struttura da sessanta camere dà 6,3 punti: il rapporto è la radice di dieci, cioè 3,16. La struttura piccola ha tassi che ballano tre volte tanto per pura aritmetica.

Detta al contrario: dieci notti del bed and breakfast contengono la stessa quantità di informazione di una sola notte di un albergo da sessanta camere. Se leggi un tasso giornaliero e ci prendi una decisione, stai prendendo decisioni sul rumore.

La tabella è costruita con p uguale a 0,60 e un intervallo al 95 per cento. Dice una cosa sola: prima del mese non hai un numero, hai un’impressione. Confrontare l’occupazione di questo martedì con quella del martedì scorso è un esercizio senza contenuto.

Cosa cambia in pratica: si decide sul periodo, non sulla giornata#

L’unità minima di lettura è la settimana#

Confronta le camere-notte di una settimana con la stessa settimana dell’anno prima, non con quella precedente. Il confronto anno su anno tiene fermo il calendario, che in una struttura piccola conta più di tutto il resto: una sagra, un ponte, un matrimonio in paese riempiono da soli mezza settimana.

La variabilità normale non va inseguita#

Tre notti vuote di fila a maggio capitano anche quando il prezzo è giusto. Se ogni volta abbassi, ottieni un listino che scende a scalini e non risale mai, e ospiti abituali che imparano ad aspettare. La regola pratica è muovere il prezzo solo quando il segnale supera l’oscillazione normale: sopra i quattro venduti su sei a trenta giorni si alza, sotto i due venduti su sei a sette giorni si valuta.

Cosa puoi semplificare senza perdere niente#

Molto di quello che fa una struttura grande non serve: non perché sia sbagliato, ma perché su sei camere non produce differenza misurabile e consuma tempo che ti serve altrove.

Semplificare qui non è una rinuncia: è la scelta corretta. Un modello di previsione costruito su duecento prenotazioni all’anno produce numeri con tre decimali e nessuna capacità di indovinare.

Cosa non puoi saltare, nemmeno con sei camere#

Quanto ti costa vendere una camera in più#

È il numero da cui dipende ogni decisione di prezzo, ed è il più facile da calcolare: in una struttura piccola i costi variabili si contano a mano.

Quindici euro. Tutto quello che sta sopra questa cifra, al netto del canale, è margine; tutto quello che sta sotto è una camera venduta in perdita. Il numero si rifà una volta l’anno, non una al mese.

Il costo pieno di ogni canale, non solo la commissione#

Il costo di un canale non è la percentuale che compare in fattura. Sul diretto ci sono il canone del motore di prenotazione, la commissione di incasso e il tuo tempo, che ha un costo anche se non te lo paghi. Lo stesso prezzo esposto di 120 euro visto da tre canali: il canone del motore, ipotizzato in 480 euro l’anno su 120 prenotazioni dirette, fa 4,00 euro a prenotazione, cioè 1,67 euro a notte con un soggiorno medio di 2,4 notti.

La commissione del 17 per cento è l’ipotesi di questo esempio: la tua sta nel contratto che hai firmato, e va verificata alla data. Il punto non è la cifra ma la distanza: fra sito e portale ballano 17,05 euro per camera-notte. Spostare sessanta camere-notte l’anno dal portale al sito vale 1.023 euro di margine, che su una struttura da sei camere è una cifra vera.

Una regola scritta per i vincoli di durata#

Con sei camere una prenotazione di una notte in mezzo a due date piene può bloccare la vendita di tre notti. Non serve un sistema che calcoli i minimi data per data: serve una regola applicata sempre uguale, per esempio due notti nei fine settimana da giugno a settembre e tre notti nelle due settimane centrali di agosto. Va scritta su un foglio, non tenuta a memoria: a memoria diventa una trattativa ogni volta che squilla il telefono.

Il registro delle richieste rifiutate#

Con sei camere il registro dei no è l’unica fonte di dati sulla domanda che non hai servito. Una riga per richiesta: data della richiesta, date del soggiorno, notti, canale, motivo del rifiuto. Tre motivi bastano: era pieno, non rispettava il minimo di notti, il prezzo non andava bene.

Nel luglio della nostra struttura le camere-notte disponibili sono 186, sei camere per trentuno notti, e ne sono state vendute 168, cioè il 90,3 per cento. Restano 18 camere-notte invendute. Il registro dello stesso mese contiene 22 richieste non concluse: 11 perché era pieno, 8 perché chiedevano due notti contro un minimo di tre, 3 per prezzo. Le 8 rifiutate per il vincolo valevano 16 camere-notte, contro 18 rimaste vuote.

Non dimostra che il minimo di tre notti sia sbagliato: senza vincolo quelle prenotazioni corte avrebbero lasciato buchi di una notte difficili da riempire. Dimostra che vincolo e buchi hanno lo stesso ordine di grandezza, e che il confronto lo puoi fare solo se hai scritto i no.

Il conto di una decisione di prezzo#

Arriva maggio, la settimana è mezza vuota, la tentazione è togliere quindici euro. La domanda giusta non è se lo sconto porta prenotazioni, ma quante ne deve portare per non rimetterci.

Qui il problema dei numeri piccoli compare in forma pura. La formula dice 4,83 camere-notte: non esistono. Devi decidere se scommettere su cinque, cioè su un aumento reale del 17,9 per cento, oppure lasciare stare. Non c’è una via di mezzo: le decisioni si prendono a scatti, e ogni scatto è grande.

La colonna di destra è la parte utile. A 90 euro devi arrivare al 95,2 per cento di occupazione per stare come stai adesso: con sei camere sono due sole camere-notte vuote in tutta la settimana. A 135 euro puoi invece permetterti di perdere tre camere-notte su ventotto e restare in pari. La domanda non è mai “quanto sconto”, ma “quante camere in più, e sono realistiche”.

Il metodo deve stare in trenta minuti a settimana#

Chi fa i prezzi fa anche le colazioni. Un metodo che chiede due ore non viene eseguito, e un metodo non eseguito vale zero. Una divisione che sta in trenta minuti, sempre lo stesso giorno.

• Dieci minuti: scrivi quante camere-notte hai preso negli ultimi sette giorni e per quali date. Questo è il pickup, e non serve altro.
• Dieci minuti: guarda i prossimi sessanta giorni e cerchia le date chiaramente sopra o sotto la media. Di solito sono cinque o sei.
• Cinque minuti: muovi il prezzo solo delle date cerchiate.
• Cinque minuti: trascrivi i no della settimana e chiudi il file.

Quello che non entra nei trenta minuti resta fuori. Confronto con i concorrenti, revisione del listino e conto del costo variabile sono lavori da fare due volte l’anno, non il lunedì fra un cambio e l’altro.

Dove questo metodo non funziona#

La formula dell’oscillazione assume che le camere si vendano in modo indipendente. Non è vero: si vendono a grappoli. Una famiglia che prende tre camere, un evento in paese fanno muovere insieme metà della struttura. I margini di errore della tabella sono quindi un pavimento, non una stima: nella realtà la variabilità è maggiore, e la pazienza richiesta è ancora più lunga di quella che il conto suggerisce.

C’è un secondo limite meno visibile: con sei camere i valori possibili del tasso in una notte sono soltanto sette, cioè zero, 16,7, 33,3, 50, 66,7, 83,3 e 100 per cento. Non esiste un’occupazione del 72 per cento in una notte, e l’approssimazione statistica che regge la tabella funziona male su una scala a sette gradini.

Il terzo limite è il più importante e non è statistico. La risorsa scarsa non è la camera, è il tuo tempo. Un’ora spesa a ottimizzare quarantadue camere-notte rende poco; la stessa ora tolta alla colazione o a una richiesta può costare una recensione, e una recensione in meno pesa su una struttura piccola molto più di quindici euro di tariffa. Per questo il metodo giusto qui non è quello che ottimizza meglio, ma quello che riduce il numero di decisioni.

Infine: sotto una certa dimensione la leva più forte non è il prezzo, è la durata media del soggiorno. Passare da 2,4 a 2,9 notti medie fa vendere le stesse camere-notte con meno cambi, e questo vale spesso più di dieci euro di tariffa.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Apri un foglio e calcola il costo variabile di una camera venduta sommando colazione, biancheria, consumi e materiali. Una cifra sola, arrotondata al decimo di euro.
2. Prendi le ultime dieci fatture di ogni canale e calcola il netto medio per camera-notte, canone del motore e minuti compresi.
3. Costruisci la tabella dei prezzi con margine e camere-notte di pareggio per quattro o cinque livelli, e appendila dove fai i conti.
4. Scrivi su un foglio la regola dei minimi di notti per i tre periodi dell’anno e attaccala vicino al telefono.
5. Crea il registro dei no: cinque colonne, una riga per richiesta rifiutata, a partire da oggi.
6. Fissa in calendario trenta minuti settimanali, sempre lo stesso giorno.
7. Smetti di guardare l’occupazione giornaliera e costruisci il confronto per settimana con lo stesso periodo dell’anno scorso.
8. Fra dodici mesi rileggi il registro dei no e decidi se allentare o stringere i minimi di notti di una notte sola.

Domande frequenti#

Ha senso pagare un software di revenue management per sei camere?#

Quasi mai per il prezzo, spesso per il tempo. Un sistema che calcola tariffe su sei camere lavora su dati troppo pochi per battere una regola scritta bene, e ti chiede comunque di controllarlo ogni giorno. Ha senso invece pagare per l’automatismo che aggiorna prezzi e disponibilità su tutti i canali in una volta sola: quello ti restituisce ore, e le ore sono la risorsa che ti manca. Valuta il canone contro le camere-notte che vendi in un anno.

Ogni quanto devo cambiare i prezzi?#

Una volta a settimana per le date lontane, a vista per quelle che si stanno riempiendo. Con sei camere il segnale settimanale è già rumoroso e quello giornaliero è quasi solo rumore: inseguirlo produce prezzi che ballano senza motivo e ospiti abituali che imparano ad aspettare. L’eccezione sono le date in cui hai già venduto quattro camere su sei con largo anticipo: lì il prezzo si alza subito, perché il segnale è forte anche su numeri piccoli.

Se un portale mi porta quasi tutte le prenotazioni, conviene chiuderlo?#

No, non finché non hai costruito il canale che lo sostituisce. Il conto da fare non è la commissione in sé, ma la differenza netta per camera-notte fra i due canali moltiplicata per le camere-notte che riesci davvero a spostare. Nell’esempio di questo articolo la differenza è di 17,05 euro a notte: spostarne sessanta l’anno vale 1.023 euro, una cifra vera che però non giustifica di rinunciare a metà del volume.

Quante notti di minimo devo mettere in alta stagione?#

Parti da una regola semplice e scritta, non da una decisione presa data per data: per esempio due notti nei fine settimana di alta stagione e tre notti nelle settimane centrali. Poi tieni il registro dei rifiuti per una stagione intera e confronta le camere-notte perse per il vincolo con le camere-notte rimaste vuote. Se le prime superano stabilmente le seconde, il vincolo è troppo stretto e va allentato di una notte, non di più.

Come faccio una previsione se ho solo due stagioni di storico?#

Non la fai per giorno, la fai per mese e la correggi con il ritmo delle prenotazioni. Prendi le camere-notte già prenotate per settembre a oggi, confrontale con quelle che avevi alla stessa data dell’anno scorso e applica quella differenza al risultato finale dello scorso settembre. È una previsione grezza e sbaglia, ma sbaglia meno di un modello costruito su numeri troppo piccoli e ti costa dieci minuti invece di due giornate.