Consortia e TMC
Consorzi di agenzie · Travel Management Company · Consortia rate
I due intermediari del viaggio d'affari: i consorzi che raggruppano agenzie e negoziano tariffe collettive con gli alberghi, e le travel management company che gestiscono il programma viaggi di una singola azienda cliente.
Che cos’è
Dietro una tariffa corporate ci sono quasi sempre due soggetti diversi, e confonderli è il motivo per cui molte stagioni RFP finiscono male. Il consorzio è un’aggregazione di agenzie di viaggio indipendenti che, mettendo insieme il volume dei propri clienti, negozia con l’albergo una tariffa unica valida per tutte le agenzie aderenti. La travel management company è invece l’agenzia che gestisce in esclusiva il programma viaggi di un’azienda: non porta il proprio volume, porta quello del suo cliente.
Il consorzio vende un accesso. L’albergo aderisce a un programma, carica una tariffa scontata sul GDS con un codice dedicato, e in cambio compare nelle schermate di migliaia di agenzie con un marchio di preferenza e servizi inclusi: tariffa flessibile, colazione per due, upgrade se disponibile, credito in struttura fra 75 e 150 euro.
La travel management company non compra tariffe per sé: raccoglie le richieste d’offerta dei propri clienti aziendali, le manda agli alberghi attraverso le piattaforme RFP fra aprile e ottobre per l’anno successivo, negozia, e infine carica le tariffe accettate nei sistemi che i dipendenti dell’azienda useranno per prenotare. Chi decide se il tuo albergo entra nel programma è l’azienda, ma chi filtra, confronta e spesso consiglia è la TMC.
Come si calcola
Il costo di un programma consortia si compone di tre pezzi: la commissione riconosciuta all’agenzia, tipicamente il 10% sul soggiornato, le fee di transazione dei sistemi di distribuzione, che valgono pochi euro a prenotazione fra GDS e CRS, e la quota annuale di partecipazione, che ogni programma pubblica nel proprio listino e va letta caso per caso. Sommate e rapportate al ricavo generato danno il costo di vendita reale del canale.
Hotel 120 camere business a Milano, un programma consortia
- quota annuale del programma
- 3.500 EUR
- prenotazioni ricevute nell’anno
- 285
- camere-notte prodotte
- 640
- ADR sulla tariffa consortia
- 172,00 EUR
- commissione 10%
- 11.008 EUR
- fee GDS e CRS 4,50 EUR x 285
- 1.283 EUR
- ricavo camere generato
- 110.080 EUR
- costo totale
- 15.791 EUR
- cost of sale
- 14,3%
- net ADR
- 147,30 EUR
Come si usa
La regola è misurare ogni programma singolarmente, come si fa con un conto corporate. Un albergo urbano italiano di 100-150 camere che aderisce a tre o quattro programmi ne trova di solito uno che produce, uno che pareggia la quota e due che non la coprono nemmeno.
Da fare lunedì: estrai dal PMS la produzione per codice tariffa consortia degli ultimi dodici mesi, camere-notte e ricavo, e mettila accanto alla quota annuale di ciascun programma. Se un programma ha prodotto meno di venti volte la sua quota, alla scadenza non si rinnova. Il codice resta comunque aperto e monitorato: capita che un programma diventi rilevante quando cambia un cliente grosso della TMC che lo usa.
L'errore tipico: dare al consorzio una tariffa più bassa di quella del conto diretto
Succede quando le due negoziazioni le fanno persone diverse in mesi diversi. L’azienda ha firmato una corporate negotiated rate a 165 euro dopo tre round di trattativa, e poi i suoi dipendenti, prenotando dalla loro agenzia, trovano lo stesso albergo a 158 sulla tariffa consortia, perché lì lo sconto è stato dato in percentuale sulla BAR senza controllare dove finiva. Il conto diretto sparisce, il volume resta identico e l’albergo paga in più il 10% di commissione. La tariffa consortia va posizionata sopra quella dei conti negoziati, mai sotto.
Da non confondere con
La tariffa consortia non è una corporate negotiated rate. Quella è legata a una singola azienda, ha un volume dichiarato e un obbligo di produzione implicito, e non paga commissione. La consortia è aperta a chiunque prenoti tramite le agenzie aderenti, non ha un volume attribuibile a un cliente e paga sempre commissione: è più vicina a una tariffa di canale che a un accordo aziendale.
E la TMC non è un tour operator. Non compra camere, non le rivende con un margine, non si assume rischio di riempimento: incassa una fee dal proprio cliente aziendale per gestirgli il programma viaggi. Trattarla come un intermediario da cui pretendere allotment o garanzie di volume è il modo più veloce per uscire dalla short list dell’anno successivo.