Business intelligence alberghiera
BI
L'insieme di strumenti che raccolgono i dati sparsi fra gestionale, channel manager e contabilità, li riconciliano in un unico modello e li restituiscono in report confrontabili nel tempo e fra strutture.
Che cos’è
Un albergo produce dati in almeno cinque posti diversi: il gestionale, il motore di prenotazione, il channel manager, la contabilità e i sistemi di cassa dei reparti. Ognuno usa definizioni proprie. Il gestionale conta le camere-notte alla partenza, il channel manager le conta alla prenotazione; la contabilità registra i ricavi al netto dell’IVA e per competenza, il gestionale al lordo e per data di soggiorno. Sono tutti corretti nel proprio contesto e incompatibili fra loro.
La business intelligence alberghiera è il livello che risolve questo conflitto. Estrae i dati dalle fonti, li normalizza secondo un dizionario unico, li conserva in una struttura storica e li rende interrogabili. Il valore non è nei grafici, che sono la parte facile: è nel dizionario. Quando due direttori della stessa catena discutono se l’occupazione di marzo sia stata 71 o 74 per cento, il problema non è il grafico, è che nessuno ha scritto che cosa si intende per camera disponibile.
Il secondo contributo è la profondità temporale. Un gestionale conserva bene il presente e male il passato: se guardi oggi una data di sei mesi fa, vedi il risultato finale, non come si era formato. La BI fotografa lo stato a libro ogni notte e conserva le fotografie. È l’unico modo per costruire curve di prenotazione affidabili e quindi previsioni che si reggano.
Come si usa
Un impianto di BI utile si riconosce da quattro report che deve saper produrre senza intervento manuale.
- Pace: camere e ricavo a libro per data futura, confrontati con lo stesso momento dell’anno precedente.
- Produzione per segmento e canale: camere-notte, ADR lordo, ADR netto dopo commissioni, contributo.
- Scostamenti: consuntivo contro budget e contro anno precedente, con il dettaglio che separa l’effetto prezzo dall’effetto volume.
- Qualità del dato: percentuale di prenotazioni con segmento mancante, tariffe fuori intervallo, camere non assegnate.
Il quarto report è quello che nessuno chiede e che serve di più. Lunedì mattina va guardato per primo, perché stabilisce quanto puoi fidarti degli altri tre.
Riconciliazione di un mese, hotel 110 camere
- Ricavo camere da gestionale
- 412.300 EUR
- Ricavo camere da contabilita
- 375.727 EUR
- Differenza
- 36.573 EUR
- Di cui IVA 10 per cento
- 37.482 EUR
- Differenza residua dopo IVA
- -909 EUR
- Cause della differenza residua
- 3 no-show addebitati e stornati a mese chiuso
- La riconciliazione torna: le due fonti dicono la stessa cosa in due linguaggi
- Senza questo controllo, i due numeri alimentano due discussioni parallele
Il cruscotto che nessuno apre
Il fallimento tipico di un progetto di BI alberghiera non è tecnico, è di adozione: si costruiscono quaranta grafici, si presentano in riunione, e dopo sei settimane nessuno li apre più. Il rimedio è invertire l’ordine: si parte dalla riunione settimanale, si scrive quali cinque numeri servono per prendere le decisioni di quella riunione, e si costruisce solo quello. Ogni grafico in più che non entra in una decisione è manutenzione che pagherai per anni.
Da non confondere con
La BI descrive, l’RMS decide. Un cruscotto che mostra il calo del pickup su settembre non ti dice a quale prezzo vendere; un RMS non ti spiega perché il consuntivo di agosto non torna con la contabilità. Le strutture indipendenti che devono scegliere per prime dovrebbero partire dalla BI, perché senza dati riconciliati l’RMS eredita gli stessi errori e li amplifica.