Undistributed expenses
Spese non distribuite
I costi operativi che servono tutta la struttura e non sono attribuibili a un singolo reparto: amministrazione e generali, sistemi informativi, vendite e marketing, manutenzione, energia. Si sottraggono in blocco dopo i margini di reparto.
Che cos’è
Sono il secondo blocco della cascata USALI, quello che sta fra i margini di reparto e il GOP. Il nome dice esattamente cosa sono: spese che non si distribuiscono, cioè che si rifiuta consapevolmente di ripartire fra i reparti perché ogni criterio di ripartizione sarebbe arbitrario e renderebbe i confronti impossibili.
Le famiglie sono cinque. Amministrazione e generali: direzione, amministrazione, contabilità, consulenze, spese legali, crediti inesigibili, spese bancarie non di incasso. Sistemi informativi e telecomunicazioni: canoni PMS, channel manager, RMS, connettività, assistenza. Vendite e marketing: personale commerciale, pubblicità, sito, fiere, materiali, fee di brand o consorzio. Manutenzione: personale tecnico, contratti di assistenza, ricambi, giardinaggio. Energia: elettricità, gas, acqua, teleriscaldamento, smaltimenti.
Messe in percentuale sui ricavi totali, queste cinque voci pesano insieme una quota rilevante del fatturato, e la sorpresa è quasi sempre la stessa: la voce commerciale, cioè vendite, marketing e costi di distribuzione, da sola vale più della somma di tutte le altre. L’esempio più avanti mostra come si ricostruisce il peso di ciascuna sul proprio conto economico.
Come si calcola
Si sommano le cinque famiglie e si sottraggono dal margine di reparto totale. Il lavoro vero è a monte, nel piano dei conti: ogni conto contabile deve essere assegnato una volta per tutte a un reparto oppure a una famiglia non distribuita, con una regola scritta per i casi dubbi.
Il criterio di confine è duplice. Verso l’alto: se il costo sparisce chiudendo un reparto, è di reparto. Verso il basso: se il costo dipende da come l’immobile è posseduto o finanziato (canone, imposte immobiliari, assicurazione del fabbricato, ammortamenti, interessi), sta sotto il GOP e non è una spesa non distribuita.
Spese non distribuite di un anno, hotel 90 camere, ricavi 3.950.000
- amministrazione e generali
- 205.000 EUR pari al 5,2%
- sistemi informativi
- 41.000 EUR pari al 1,0%
- vendite e marketing
- 168.000 EUR pari al 4,3%
- manutenzione
- 94.000 EUR pari al 2,4%
- energia
- 118.000 EUR pari al 3,0%
- margine di reparto totale
- 2.490.000 EUR
- spese non distribuite
- 626.000 EUR pari al 15,8% dei ricavi
- GOP
- 1.864.000 EUR pari al 47,2%
- spese non distribuite per camera disponibile
- 19,06 EUR al giorno
Come si usa
Il modo giusto di leggerle è in percentuale sui ricavi totali e in euro per camera disponibile. La percentuale dice se sei in linea con il settore, gli euro per camera disponibile dicono quanto pesano ogni giorno di apertura. Le due letture divergono quando l’occupazione cambia molto, ed è proprio in quei casi che la seconda è più informativa.
Da fare lunedì: confronta le cinque famiglie di quest’anno con quelle di due anni fa, in percentuale sui ricavi. L’energia e la voce commerciale sono le due che si muovono di più, per ragioni completamente diverse: la prima per i prezzi di mercato, la seconda per il mix di canali. Se la voce commerciale è cresciuta di due punti, il problema quasi sempre non è il marketing ma la distribuzione.
L'errore tipico: nascondere costi di reparto fra le spese non distribuite
È l’abuso più frequente e il più conveniente per chi lo fa. Spostare le commissioni OTA nel marketing migliora il margine del reparto camere di sei o sette punti e non cambia il GOP: l’albergo sembra avere un reparto camere efficientissimo e un problema di marketing. Lo stesso vale per il personale ai piani classificato come manutenzione o per la lavanderia messa fra le spese generali. Il GOP finale resta corretto, ma tutti i confronti di reparto diventano falsi, e con essi ogni decisione su prezzi e mix. Se un margine di reparto camere supera il 78%, la prima cosa da verificare è dove sono finite le commissioni.
Da non confondere con
Le spese non distribuite non sono i costi fissi. Sono due classificazioni diverse: non distribuite significa non attribuibili a un reparto, fisse significa non variabili con il volume. L’energia è non distribuita ma in buona parte variabile; il personale ai piani è di reparto ma variabile; il canone software è non distribuito e fisso.
E non sono gli oneri fissi che stanno sotto il GOP. Quelli (canone, imposte immobiliari, assicurazioni, management fee) dipendono dalla proprietà e dal contratto, non dalla gestione operativa, e per questo la cascata li tiene rigorosamente separati.