Data di soggiorno e data di prenotazione
Stay date · Booking date · Occupancy date
Le due dimensioni temporali di ogni prenotazione: la notte a cui il ricavo si riferisce e il giorno in cui la vendita è avvenuta. Ogni rapporto alberghiero è costruito su una delle due, e le conclusioni cambiano completamente.
Che cos’è
Una prenotazione entrata il 12 marzo per la notte del 4 agosto vive in due calendari. Nel calendario delle date di soggiorno sta al 4 agosto, ed è lì che genera ricavo, occupazione e ADR. Nel calendario delle date di prenotazione sta al 12 marzo, ed è lì che racconta come è andata la vendita quel giorno.
Quasi tutti i malintesi nella lettura dei dati alberghieri nascono da qui. Il direttore chiede come è andato marzo. Se il revenue risponde con la produzione per data di soggiorno, parla delle notti di marzo. Se risponde con la produzione per data di prenotazione, parla di quello che si è venduto a marzo per tutto l’anno. Sono due numeri diversi, entrambi legittimi, e nessuno dei due è sbagliato: è sbagliato non dire quale si sta usando.
La regola pratica è che la data di soggiorno risponde alla domanda quanto vale una notte, la data di prenotazione risponde alla domanda come sta andando la vendita adesso. La prima serve al conto economico e alla chiusura del mese, la seconda al commerciale e alla valutazione delle campagne.
Come si calcola
Il pickup è l’oggetto che mette insieme le due dimensioni e per questo va scritto con precisione. Pickup di 14 camere non vuol dire niente. Pickup di 14 camere sul 4 agosto negli ultimi sette giorni è un’informazione completa: identifica la notte osservata e l’intervallo di lettura.
Il pace è lo stesso oggetto guardato contro la storia: confronta l’on the books di oggi per una data futura con l’on the books che avevi lo stesso numero di giorni prima dell’arrivo l’anno scorso. È l’unico confronto corretto, perché mette a paragone due letture fatte nello stesso punto della curva.
Due letture dello stesso mese in un 4 stelle da 140 camere
- PER DATA DI SOGGIORNO, mese di marzo
- camere occupate nelle notti di marzo
- 3.240
- ricavo camere delle notti di marzo
- 421.200 EUR
- PER DATA DI PRENOTAZIONE, mese di marzo
- prenotazioni entrate a marzo per qualsiasi data
- 4.910 camere-notte
- valore delle prenotazioni entrate a marzo
- 682.500 EUR
- di cui per notti di marzo
- 1.180 camere-notte
- di cui per notti da aprile a dicembre
- 3.730 camere-notte
- cancellazioni entrate a marzo
- 640 camere-notte
- ADR di marzo
- 130,00 EUR
- RevPAR di marzo
- 97,05 EUR
- ADR delle vendite di marzo
- 139,00 EUR
- pickup netto del mese di vendita
- 4.270 camere-notte
- lead time medio delle vendite di marzo
- 68 giorni
Come si legge
L’esempio mostra perché i due ADR sono diversi e perché entrambi servono. L’ADR per data di soggiorno, 130 euro, è quello che finisce nel conto economico di marzo. L’ADR delle vendite di marzo, 139 euro, dice a quale prezzo stai vendendo adesso, e siccome riguarda soprattutto notti future è un indicatore anticipatore: se scende per tre settimane di fila, il problema arriverà in conto economico fra due mesi.
Da fare lunedì: intesta ogni rapporto che produci con una riga sola, per data di soggiorno oppure per data di prenotazione, e la finestra osservata. Costa dieci secondi e toglie di mezzo metà delle discussioni inutili nelle riunioni revenue.
Le due dimensioni servono anche a valutare le campagne. Una promozione lanciata il 10 marzo si giudica sulla produzione per data di prenotazione dei giorni successivi, non sull’occupazione di marzo, che dipende da vendite fatte mesi prima e che la campagna non poteva influenzare.
L'errore tipico: giudicare una campagna sull occupazione del mese in corso
Si lancia un’offerta il primo del mese, a fine mese l’occupazione risulta identica a quella dell’anno prima e si conclude che la campagna non ha funzionato. Ma le notti di quel mese erano già vendute per il 70% quando la campagna è partita: la promozione ha potuto agire solo sul 30% residuo e soprattutto sui mesi successivi. La valutazione corretta guarda le camere-notte entrate nei giorni della campagna, per qualunque data di soggiorno, contro la media dei giorni precedenti.
Da non confondere con
La data di prenotazione non è la data di creazione del record nel PMS quando una prenotazione viene modificata. Se una prenotazione di gennaio viene modificata a maggio, molti sistemi ne aggiornano la data e la vendita compare in maggio: è un difetto noto che gonfia la produzione dei mesi recenti. Va verificato quale campo usa il proprio rapporto, data di inserimento originale o data di ultima modifica.
E non va confusa con il lead time, che è la distanza fra le due date e non una data: è la misura, non la dimensione.