Camera di cortesia e house use
Comp room · House use
Camere occupate che non producono ricavo: la cortesia è concessa a un ospite per ragioni commerciali, l'house use è usata dall'hotel per il proprio personale o per necessità di servizio. Entrambe vanno tolte dal conteggio delle camere vendute.
Che cos’è
Ogni mese in ogni hotel qualche camera viene occupata senza che entri un euro. Sono di due specie diverse, e vanno tenute separate perché si comportano in modo diverso nei conti.
La camera di cortesia è una camera regalata a un ospite vero: il giornalista, l’agente di viaggio in famtrip, il cliente al quale si rimedia un disservizio, le camere gratuite previste nel contratto di un gruppo. È un costo commerciale, e come tale ha un motivo e un responsabile.
La camera a uso interno è occupata dall’hotel: il direttore che dorme in albergo durante un evento, la camera trasformata in ufficio, quella usata come deposito o per l’alloggio stagionale del personale. Non è una vendita mancata, è inventario sottratto.
La distinzione non è formale. La convenzione di mercato, quella che usa STR e che rende confrontabili i dati, tratta le due cose in modo opposto: la cortesia resta nell’inventario disponibile ma non conta come camera venduta, l’house use esce anche dall’inventario disponibile perché quella camera non era in vendita.
Come si calcola
Sull’ADR la regola è semplice: al denominatore ci vanno solo le camere che hanno prodotto ricavo. Sull’occupazione la scelta cambia il numero in due punti diversi, e va dichiarata.
Qualunque convenzione si scelga, la sola cosa inaccettabile è cambiarla. Un mese con le cortesie dentro e uno con le cortesie fuori rendono la serie storica inservibile, e lo scostamento su anno precedente diventa un artefatto contabile.
Un mese in un 4 stelle da 90 camere: con e senza pulizia del dato
- camere fisiche
- 90, giorni = 30
- camere disponibili lorde
- 2.700
- camere occupate a sistema
- 2.180
- di cui camere di cortesia
- 34
- di cui camere a uso interno
- 22
- ricavo camere netto
- 268.000 EUR
- CONTEGGIO SBAGLIATO
- CONTEGGIO CORRETTO
- camere vendute
- 2.180
- ADR
- 122,94 EUR
- occupazione
- 80,7%
- RevPAR
- 99,26 EUR
- camere vendute
- 2.124
- camere disponibili
- 2.678
- ADR
- 126,18 EUR
- occupazione
- 79,3%
- RevPAR
- 100,07 EUR
- differenza di ADR
- 3,24 EUR, pari al 2,6%
Come si legge
Un ADR sbagliato di 3,24 euro sembra poco, ma è esattamente l’ordine di grandezza degli scostamenti su cui si discute nelle riunioni di budget. Un hotel che nel confronto con il comp set risulta indietro di tre euro può essere semplicemente un hotel che conta le cortesie mentre i suoi concorrenti non le contano.
Il secondo uso del dato è il controllo. Le camere senza ricavo vanno riepilogate ogni mese per motivo e per chi le ha autorizzate: cortesia commerciale, compensazione per disservizio, contratto di gruppo, uso interno. Nel giro di due mesi si scopre quasi sempre che una voce è molto più grande di quanto chiunque immaginasse.
Da fare lunedì: chiedi al PMS l’elenco delle camere a ricavo zero degli ultimi novanta giorni con il codice motivo, e verifica che ogni riga abbia un’autorizzazione. Le righe senza motivo sono quasi sempre errori di inserimento, cioè camere davvero vendute il cui ricavo è finito da qualche altra parte.
L'errore tipico: la compensazione per disservizio registrata come cortesia
Quando si rimborsa una notte a un ospite scontento, il ricevimento azzera la tariffa e la camera diventa una cortesia. Così facendo il costo del disservizio sparisce: non appare nel conto economico come rimborso, appare come una camera regalata, e nessuno lo somma a fine anno. La procedura corretta è tenere la camera venduta al suo prezzo e registrare un rimborso o una nota di credito. L’occupazione e l’ADR restano veri, e il costo della qualità diventa visibile.
Da non confondere con
La camera di cortesia non è la camera fuori servizio. La fuori servizio è inagibile per guasto o manutenzione e non è occupata da nessuno; esce dall’inventario disponibile ma non entra fra le occupate. La cortesia è occupata da una persona che dorme lì: c’è un ospite, manca solo il ricavo.
E non coincide con la camera in omaggio dei contratti di gruppo, che è una specie particolare di cortesia con una regola contrattuale sua, il rapporto di camere gratuite, e che va scaricata sull’ADR effettivo del gruppo prima ancora che sul mese.