Ancillary da gruppo
Spesa accessoria gruppo · Banqueting revenue
Il ricavo che un gruppo genera fuori dalla camera: affitto sale, ristorazione, coffee break, tecnica, parcheggio, transfer, spa. Nei congressi rappresenta fra il quaranta e il cinquanta per cento del valore complessivo dell'evento.
Che cos’è
Un gruppo che dorme e basta e un congresso che occupa due sale per due giorni sono due clienti diversi anche se comprano lo stesso numero di camere. La differenza sta tutta fuori dall’inventario camere, e nei bilanci degli alberghi congressuali italiani quella differenza vale spesso più del margine sulle camere stesse.
La ragione è di margine, non di fatturato. Una sala meeting ha costi diretti quasi nulli: pulizia, energia, un tecnico. Un coffee break venduto a 9 euro ne costa 3. Un banchetto venduto a 65 euro ne costa 22. La contribuzione della ristorazione congressuale è nettamente più alta di quella della ristorazione a la carte, perché i numeri sono noti in anticipo, il menu è unico e non c’è spreco.
Il rovescio è che l’accessorio è la parte del contratto che si sgretola per prima. Il gruppo conferma le camere e poi taglia una cena, sposta un pranzo fuori, porta la sua tecnica. Per questo il ricavo accessorio si stima al netto e si scrive nel contratto con minimi garantiti, altrimenti resta una promessa che nel calcolo del pareggio non dovrebbe entrare.
Come si calcola
Riportare tutto a camera-notte è quello che rende il numero utilizzabile: 42 euro di margine accessorio per camera-notte significa che una tariffa camera di 85 euro vale come una di 127. Senza questa riduzione a comune denominatore il commerciale non riesce a confrontare due offerte diverse.
Che cosa pesa sul margine, voce per voce
| Voce | Costo diretto da sottrarre |
|---|---|
| Affitto sala | Quasi nullo: pulizia, energia, allestimento |
| Coffee break | Basso: quantità note in anticipo, nessuno spreco |
| Pranzo di lavoro a buffet | Medio: derrate e personale di sala |
| Cena di gala servita | Medio: derrate più servizio dedicato |
| Bevande e open bar | Basso rispetto al prezzo di vendita |
| Tecnica audio e video a noleggio esterno | Alto: è quasi tutto acquisto da terzi |
| Parcheggio e transfer | Variabile: minimo se gestito in casa, alto se esternalizzato |
Le percentuali vanno ricavate dai propri conti, evento per evento: sono le uniche difendibili in trattativa.
Congresso di 2 giorni, 80 delegati, hotel 4 stelle
- Camere-notte del gruppo
- 130
- Affitto sale, margine
- 2.400 x 0,90 = 2.160 EUR
- Coffee break, 320 unità a 9 EUR, margine
- 2.880 x 0,65 = 1.872 EUR
- Pranzi, 160 coperti a 34 EUR, margine
- 5.440 x 0,60 = 3.264 EUR
- Cena di gala, 78 coperti a 62 EUR, margine
- 4.836 x 0,58 = 2.805 EUR
- Tecnica, margine
- 3.100 x 0,30 = 930 EUR
- Parcheggio, margine
- 640 x 0,80 = 512 EUR
- Margine accessorio totale
- 11.543 EUR
- Margine accessorio per camera-notte
- 88,79 EUR
- Ricavo accessorio lordo
- 19.316 EUR, pari al 61% del valore evento
Come si usa
La cifra da tenere in testa è quella per camera-notte, perché entra direttamente nella tariffa di pareggio e nella decisione di accettare o rifiutare. Nell’esempio quasi 89 euro di margine per camera-notte spiegano perché su un congresso di quel profilo si possa quotare la camera a 95 euro in una data in cui il transient paga 140.
Da fare subito: chiedi al gestionale la produzione degli ultimi due anni divisa per evento e calcola il margine accessorio per camera-notte di ogni gruppo, poi raggruppa per tipologia. Otterrai quattro o cinque numeri di riferimento, e quei numeri diventano il moltiplicatore da usare nelle trattative future. Un albergo che sa di ricavare 85 euro per camera-notte dai congressi medici e 8 dai gruppi turistici tratta i due segmenti in modo completamente diverso, e ha ragione.
Il gruppo che promette il banqueting e non lo firma
La tariffa camera si concede in cambio di un programma di ristorazione che poi non compare nel contratto. Il gruppo arriva, mangia fuori due sere su tre e tu ti ritrovi con quaranta camere a 78 euro in una notte da 140. La regola è una sola: se l’accessorio entra nel calcolo del pareggio, deve entrare nel contratto come minimo garantito con penale, altrimenti nel calcolo si mette zero. Non esiste una terza possibilità.
Da non confondere con
Il ricavo accessorio da gruppo non è la spesa extra dell’ospite individuale. Quella dipende da comportamenti singoli e si stima statisticamente; questa nasce da un contratto e si può quantificare in anticipo quasi al centesimo, il che la rende utilizzabile in una decisione di prezzo prima che l’evento accada.