Delegate rate
Quota delegato · DDR
Il prezzo per partecipante e per giornata che comprende sala, pause, pranzo e dotazione tecnica di base. Nella versione residenziale include anche camera, cena e colazione ed è la forma standard di vendita del congressuale.
Che cos’è
La quota delegato è il modo in cui il mercato congressuale compra. Un responsabile eventi non vuole confrontare cinque alberghi su affitto sala, prezzo dei coffee break, costo del proiettore e tariffa camera: vuole un numero per persona al giorno da moltiplicare per i partecipanti. Chi non lo fornisce esce dal confronto prima di essere valutato.
Le due forme sono la quota giornaliera, che copre la giornata di lavoro senza pernottamento, e la quota residenziale sulle ventiquattro ore, che aggiunge camera, cena e colazione. In Italia le due formule circolano con forchette di prezzo molto larghe, perché dentro ci sono contenuti diversi, e questo è esattamente il punto: la quota è una confezione, e il suo valore dipende da cosa ci metti dentro.
Il vantaggio per l’albergo è che nasconde la tariffa camera. In una quota residenziale da 187 euro il cliente non sa e non chiede quanto vale la camera, il che toglie di mezzo il confronto con il prezzo pubblico e con quello che paga il concorrente. È la ragione per cui il congressuale sopporta prezzi che il transient non accetterebbe, in tutte e due le direzioni.
Come si calcola
La quota si costruisce dal basso e non si sconta dall’alto. La sala e la tecnica sono costi fissi dell’evento e vanno divisi per il numero di partecipanti: ecco perché la stessa quota è insostenibile con venti delegati e generosa con ottanta, e perché ogni quota va accompagnata da un numero minimo di partecipanti garantiti.
Costruzione di una quota giornaliera, hotel 4 stelle, 60 delegati
| Componente | Costo diretto per delegato |
|---|---|
| Sala plenaria, 450 EUR ripartiti | 7,50 |
| Tecnica di base e assistenza, 180 EUR ripartiti | 3,00 |
| Due coffee break | 6,40 |
| Pranzo di lavoro a buffet con bevande | 11,50 |
| Materiali, acqua in sala, connettività | 0,80 |
| Totale costi diretti | 29,20 |
Dalla somma dei costi al prezzo di vendita
- Costo diretto per delegato
- 29,20 EUR
- Margine di contribuzione obiettivo
- 55%
- Aggiunta per la formula residenziale
- Camera con colazione
- 88 EUR, costo diretto 19 EUR
- Cena di 3 portate con bevande
- 34 EUR, costo diretto 13 EUR
- Quota giornaliera calcolata
- 29,20 / 0,45 = 64,89 EUR
- Quota pubblicata
- 65 EUR per delegato al giorno
- Quota residenziale
- 65 + 88 + 34 = 187 EUR
- Costo diretto totale
- 61,20 EUR
- Margine di contribuzione residenziale
- 125,80 EUR, pari al 67%
Come si usa
Tre regole che fanno la differenza in trattativa. Prima: la quota va sempre accompagnata dal numero minimo garantito di delegati, perché sotto quella soglia la ripartizione dei costi fissi salta e il margine sparisce. Seconda: costruisci almeno tre livelli di quota, base, intermedio e superiore, con differenze reali sui contenuti; il cliente sceglie quasi sempre quello di mezzo, e senza il livello superiore quello di mezzo diventa il più caro e viene contrattato. Terza: quando devi concedere, concedi contenuto e non prezzo, cioè aggiungi un aperitivo di benvenuto invece di togliere cinque euro dalla quota, perché il contenuto ti costa il costo diretto e lo sconto ti costa margine pieno.
Da fare lunedì: ricalcola i costi diretti delle tue quote con i prezzi di acquisto di oggi. Nella maggioranza degli alberghi italiani le quote sono ferme da tre o quattro anni mentre il costo del pranzo è cresciuto di oltre il venti per cento, e il margine è stato eroso senza che nessuno lo abbia deciso.
La quota che vale meno della somma delle sue parti
Molti alberghi costruiscono la quota partendo dal prezzo di listino di ogni servizio e poi applicano uno sconto del venticinque per cento perché il cliente compra un pacchetto. Il risultato è una quota che rende meno dello stesso consumo venduto singolarmente, cioè il contrario di quello che dovrebbe fare. Il pacchetto giustifica un prezzo diverso perché contiene servizi a margine alto che il cliente da solo non comprerebbe, non perché sia un acquisto in blocco. Si parte dai costi e si aggiunge il margine, sempre in questa direzione.
Da non confondere con
La quota delegato non è una tariffa camera per persona. La tariffa per persona riguarda l’occupazione della camera; la quota delegato è un pacchetto di servizi in cui la camera può anche non esserci. Un albergo che tratta il DDR come un prezzo camera maggiorato perde di vista che i due terzi del suo margine stanno nella parte non camera.