Forecast operativo
Previsione a 3 giorni · Previsione a 10 giorni · Short term forecast
La previsione di camere occupate, arrivi, partenze e presenze sui prossimi tre e dieci giorni, consegnata ai reparti per dimensionare turni, camere da pulire e derrate. È il forecast che diventa un ordine di lavoro.
Che cos’è
Ci sono tre forecast in un hotel e vengono continuamente confusi. Quello commerciale, a novanta giorni o più, serve a decidere prezzi e restrizioni. Il rolling forecast, di solito a dodici mesi, serve al budget e alla proprietà. Il forecast operativo, a tre e a dieci giorni, non serve a vendere: serve a far funzionare la casa.
La differenza pratica è chi lo riceve. Il forecast operativo va a housekeeping per sapere quante cameriere chiamare, al ricevimento per coprire i picchi di arrivo, alla cucina per ordinare le derrate della colazione, alla manutenzione per programmare le camere fuori servizio. È l’anello che manca in quasi tutti gli hotel dove revenue e operations non si parlano.
Il finestra si divide in due perché le decisioni hanno tempi diversi. A dieci giorni si decidono i turni, che vanno comunicati per contratto con anticipo. A tre giorni si decide il fresco e si aggiustano le presenze. Il forecast a dieci giorni si emette una volta a settimana, quello a tre giorni ogni mattina.
Come si calcola
A pochi giorni dall’arrivo la parte già prenotata pesa quasi tutto, e la previsione è quasi aritmetica. Il pickup residuo si stima dalla curva storica per giorno della settimana: quante camere entrano mediamente negli ultimi tre, cinque, dieci giorni per quel tipo di data. Le cancellazioni e i no-show si stimano con le percentuali storiche del segmento, che sono molto diverse fra loro: un corporate non garantito ha un no-show di qualche punto percentuale, un prepagato OTA quasi zero.
Il forecast operativo non si ferma alle camere. Serve anche il numero di presenze, perché colazioni, coperti e biancheria si dimensionano sulle persone, e il numero di camere in partenza, perché una partenza costa a housekeeping il doppio di una camera in continuità.
Forecast a 3 giorni di un 4 stelle da 130 camere, emesso lunedi mattina
- data prevista
- giovedi
- camere disponibili
- 127
- on the books alla lettura di oggi
- 96
- pickup atteso residuo (media storica giovedi, 3 giorni)
- +14
- cancellazioni attese (2,5% dell OTB)
- -2
- no-show attesi (2,0% degli arrivi)
- -1
- doppia occupazione storica del giovedi
- 1,45
- arrivi previsti
- 52
- partenze previste
- 41
- camere in continuita
- 66
- camere previste occupate
- 107
- occupazione prevista
- 84,3%
- presenze previste
- 155
- colazioni da preparare
- 148
- ore di pulizia stimate (41 x 35 min + 66 x 20 min)
- 46,0 ore
- cameriere da programmare su turno di 6 ore
- 8
Come si usa
Il forecast operativo va misurato, altrimenti nessuno se ne fida e i capi reparto tornano a decidere a occhio. La misura è lo scostamento assoluto medio in camere fra previsione e consuntivo. Sotto le tre camere su un hotel da 130 la previsione è buona; sopra le sei non è utilizzabile per programmare i turni.
Da fare lunedì: emetti il forecast a dieci giorni in un unico foglio con quattro righe per giorno, camere occupate, presenze, arrivi e partenze, e mandalo agli stessi tre destinatari ogni lunedì alla stessa ora. La regolarità conta più della precisione: un forecast leggermente impreciso ma sempre puntuale viene usato, uno perfetto ma irregolare no.
L'errore tipico: mandare ai reparti l'occupazione senza le presenze
Il revenue manager pensa in camere, la cucina e la lavanderia pensano in persone. Mandare a colazione un forecast di 107 camere in un weekend familiare, quando la doppia occupazione sale da 1,45 a 2,10, significa far preparare 155 colazioni invece di 225. Il forecast operativo deve sempre portare la riga delle presenze, e la doppia occupazione va prevista per giorno della settimana, non presa come media annua.
Da non confondere con
Non è il forecast commerciale, che lavora su orizzonti in cui il prezzo si può ancora cambiare e in cui l’incertezza è dominata dal pickup futuro. A tre giorni il prezzo non muove più quasi niente: la previsione serve solo a preparare la casa.
E non è il rolling forecast, che scorre di mese in mese su dodici mesi ed è uno strumento di controllo di gestione. Il forecast operativo ha una vita di poche ore: quello di stamattina sostituisce quello di ieri e non si archivia, se non per misurarne l’accuratezza.