Special event
Evento speciale · Calendario eventi
Un avvenimento che altera in modo significativo la domanda della destinazione in date specifiche: fiere, congressi, concerti, manifestazioni sportive, ponti. È la principale fonte di domanda non prevedibile dallo storico ordinario.
Che cos’è
Gli eventi sono la parte di domanda che nessun modello statistico ricava dai dati storici, perché per definizione non si ripetono con regolarità. Un concerto allo stadio genera una notte da 95 per cento di occupazione cittadina in un martedì di marzo che negli anni precedenti chiudeva al 58. Nessuna serie storica lo prevede: qualcuno deve saperlo e scriverlo da qualche parte.
Gli eventi non sono tutti uguali, e la differenza che conta è quante persone portano da fuori con pernottamento. Una manifestazione con centomila visitatori giornalieri quasi tutti locali sposta la domanda alberghiera molto meno di un congresso medico da tremila partecipanti in gran parte stranieri. Il numero da cercare non è la dimensione dell’evento ma la stima dei pernottamenti generati.
Come si costruisce il calendario
È lavoro manuale, e non esiste scorciatoia. Le fonti sono il quartiere fieristico, il palacongressi, il comune, gli impianti sportivi, i teatri, le università, i calendari scolastici dei mercati di provenienza, l’associazione albergatori locale. Per ogni evento servono sei campi: date esatte, luogo, partecipanti stimati, quota di partecipanti da fuori regione, notti attese e livello di impatto atteso su una scala da uno a tre.
Il calendario va tenuto pluriennale, con l’esito a consuntivo. Il valore dello strumento cresce con il tempo: dopo tre anni sai che quella fiera comprime dal martedì al giovedì e non nel weekend, che il congresso di settembre porta domanda a due settimane e non a tre mesi, che il concerto vende solo la notte stessa.
Scheda evento, hotel 140 camere in città di provincia
- Evento
- fiera di settore, 3 giorni
- Date
- da martedì 13 a giovedì 15 ottobre
- Partecipanti attesi
- 14.000
- Quota da fuori regione
- 45%
- Notti stimate generate sulla destinazione
- 5.600
- Occupazione cittadina anno precedente in quelle date
- 94%
- Occupazione cittadina martedì di ottobre ordinari
- 61%
- Impatto
- livello 3, compressione su martedì e mercoledì
- Azione: prezzo a +55% sul martedì tipico, chiusura tariffe wholesaler, MinLOS 2 sul mercoledì
Come si usa
Due regole operative. La prima: gli eventi vanno caricati a listino appena si conoscono le date, anche con dodici o diciotto mesi di anticipo, perché le prenotazioni corporate e congressuali arrivano prestissimo e trovano il listino ordinario. La seconda: gli eventi vanno tolti dallo storico quando si costruiscono le medie di stagionalità, altrimenti inquinano il profilo di quel giorno della settimana per gli anni successivi.
Da fare lunedì mattina: confronta il calendario eventi dei prossimi sei mesi con i prezzi caricati e cerca le date in cui la tariffa è ancora quella ordinaria. È il controllo che genera più ricavo per ora di lavoro in tutto il mestiere.
Le date dell'evento sbagliate di un giorno
Un evento che comincia il martedì comprime la notte del lunedì, perché i partecipanti arrivano la sera prima. Chi alza i prezzi sulle notti dell’evento e non su quella precedente sbaglia in modo sistematico la notte più redditizia. Vale anche il contrario: l’ultima notte spesso non si vende, perché i partecipanti ripartono dopo la chiusura dei lavori. Il calendario va compilato con le notti di pernottamento, non con i giorni di svolgimento.
Da non confondere con
L’evento non è la compressione. L’evento è la causa, la compressione è l’effetto sul mercato, e non tutti gli eventi la producono. Un congresso di quattrocento persone in una città con ottomila camere non comprime niente, per quanto rilevante sia per l’hotel che ospita la sede.