Quanto costa davvero un cambio ospite, e perche cambia la durata minima

Il costo di un cambio ospite è la somma di sei voci: pulizia, lavanderia, consumabili, tempo di coordinamento, utenze del cambio e usura. Sui tre appartamenti che useremo in tutto l’articolo fa 48,00 euro sul monolocale, 76,00 sul bilocale e 117,00 sul trilocale. Quel numero diviso per il margine di una notte dà la durata minima sotto cui il soggiorno chiude in perdita.

La durata minima, quindi, non è una politica commerciale. È una divisione, e cambia da un’unità all’altra e da una stagione all’altra della stessa unità. Nelle tre unità dell’esempio, nello stesso mese di bassa stagione, la soglia viene 1 notte, 2 notti e 3 notti.

Quasi nessuno la calcola: la durata minima resta un numero unico, copiato su tutte le unità e su tutti i mesi. Sbaglia in due direzioni. Dove è troppo bassa si vendono soggiorni che perdono, dove è troppo alta si rifiutano soggiorni che avrebbero pagato.

Il criterio: che cosa entra nel costo di un cambio#

Un costo entra nel cambio se e solo se cambia quando aggiungi un cambio tenendo ferme le notti vendute. È un criterio operativo: prendi sei notti come un soggiorno unico, poi le stesse sei notti come due soggiorni da tre. Tutto ciò che è diverso fra i due casi è costo del cambio. Tutto ciò che è uguale non lo è.

Il test scarta subito le voci che qualcuno ci infila: spese condominiali, imposta sulla proprietà, assicurazione, canone del gestionale. Sono costi dell’unità, non del cambio, e restano identici che tu faccia dieci cambi o trenta. Scarta anche l’energia e l’acqua consumate durante il soggiorno: crescono con le notti, non con i cambi, e vanno in una voce a parte, il costo variabile per notte.

Restano dentro sei voci. Tutti i numeri che seguono vengono da tre appartamenti gestiti nella stessa città d’arte del centro Italia, con questi parametri: impresa di pulizie esterna a 17,00 euro l’ora, costo pieno; coordinamento e accoglienza valorizzati a 20,00 euro l’ora; commissione del portale al 15 per cento sul totale. La percentuale del vostro contratto sarà diversa: usate quella.

Le tre unità dell’esempio#

Il monolocale A è 30 metri quadri, un bagno, due posti letto. Il bilocale B è 55 metri quadri, un bagno, quattro posti. Il trilocale C è 95 metri quadri, due bagni, sei posti. Stesso quartiere, stessa squadra di pulizie.

Le sei voci, una per una#

La pulizia è il tempo effettivo della squadra per il costo orario pieno, non il forfait dell’impresa: il forfait nasconde le unità che richiedono più tempo del previsto, ed è la ragione per cui certe imprese chiedono un aumento dopo sei mesi. La lavanderia è il lavaggio del set completo, letto e bagno, per i posti rifatti. I consumabili sono cortesie, carta, sacchi, detergenti, caffè.

Il coordinamento è la voce che quasi tutti dimenticano, perché la fa il titolare: messaggi prima dell’arrivo, orario, consegna delle chiavi, controllo che la squadra sia passata. Va valorizzata anche se non produce una fattura. Se non la valorizzate, il conto vi dirà che ogni cambio conviene, e il vostro tempo diventerà la variabile che assorbe tutti gli errori di prezzo.

Le utenze del cambio sono i consumi che esistono solo perché c’è un cambio: lavatrice e asciugatrice, l’acqua calda della pulizia, il riscaldamento acceso per portare l’appartamento in temperatura prima dell’arrivo. L’usura è la quota di ricambio di biancheria e stoviglie: la biancheria non muore con gli anni, muore con i lavaggi, e ogni cambio è un lavaggio.

Le ore di pulizia sono 1,5 su A, 2,5 su B e 4,0 su C. Il trilocale costa più del doppio del monolocale non perché sia tre volte più grande: ha due bagni, e i bagni sono la parte lenta.

La formula del margine per soggiorno#

Un soggiorno produce margine con le notti e lo consuma una volta sola con il cambio. Da qui la forma della formula.

Il punto in cui la retta taglia lo zero è la soglia di pareggio. Si ottiene ponendo il margine a zero e ricavando le notti.

Due avvertenze sulla lettura. La prima: P è il netto, non il prezzo esposto. Se il portale trattiene il 15 per cento, un prezzo di 68,00 euro vale 57,80. La seconda: $n^{*}$ è un pavimento, non la durata minima da impostare. Dice sotto quale durata si perde di sicuro, non sopra quale conviene vendere.

Tre appartamenti, tre soglie diverse#

Mettiamo i tre appartamenti nello stesso mese di bassa stagione, con i prezzi che riescono davvero a spuntare in quel mese. Il costo variabile per notte occupata è 5,00 euro su A, 7,00 su B e 9,50 su C.

Il risultato è contrario all’intuizione corrente. L’appartamento grande, quello che tutti tengono flessibile perché costa di più, è quello che ha bisogno del vincolo più duro. In bassa stagione il trilocale non trova sei persone: trova due persone che avrebbero preso un monolocale, e per tenerlo in calendario lo si prezza vicino al monolocale. Il prezzo scende quasi al livello di A, ma il cambio resta quello di 95 metri quadri con due bagni.

La riga da guardare due volte è C in bassa stagione: a due notti il soggiorno perde ancora 3,40 euro. Un trilocale venduto due notti a novembre a 78,00 euro non è un affare piccolo, è una perdita piccola. In alta stagione, con prezzi esposti di 128,00, 195,00 e 265,00 euro, nessuna unità ha soglia superiore a una notte: la prima notte copre il cambio, e un vincolo di durata a luglio serve ad altro.

Perché la stessa durata minima ovunque è un errore#

Da queste sei righe si vede che una durata minima unica sbaglia comunque. Un minimo di 2 notti su tutto il portafoglio lascia perdere soldi su C a novembre e rifiuta prenotazioni singole a luglio, quando una notte sola porta fra 55,80 e 98,75 euro di margine. Un minimo di 1 notte ovunque fa l’opposto.

Il vincolo giusto ha due indici: unità e periodo. Bastano tre o quattro fasce di prezzo per unità, e per ciascuna la soglia calcolata con la formula. Su dieci appartamenti sono quaranta numeri: si fanno in un pomeriggio e si rivedono una volta l’anno.

C’è un secondo motivo per cui il minimo alto è caro, e non si vede nei dati. Le prenotazioni rifiutate da un vincolo di durata non arrivano mai nel gestionale: nessuna schermata dice quante richieste di due notti sono state escluse. Le statistiche di visualizzazione del portale sono un indizio, non una misura.

Quando una notte sola conviene lo stesso#

Ci sono date in cui la soglia va ignorata: quando la notte è un buco fra due prenotazioni già confermate. Il caso tipico è l’uscita di venerdì e l’entrata di domenica, con il sabato libero in mezzo.

Il ragionamento è diverso da quello della soglia. La durata minima esiste soprattutto per impedire che un soggiorno corto occupi una data e blocchi l’arrivo di uno lungo: è un costo di spiazzamento. In un buco di una notte quel costo non c’è, perché lì dentro non entra nulla di più lungo. Resta il confronto fra il margine di quella notte e il cambio in più che comporta, perché vendendola i cambi diventano due invece di uno.

Su A in bassa stagione il confronto è 52,80 contro 48,00: si guadagnano 4,80 euro, e la risposta è sì per un margine sottile. Su B è 71,20 contro 76,00: si perdono 4,80 euro, e la risposta è no, a meno di alzare il prezzo di quella notte. Su C è 56,80 contro 117,00: la risposta è no e resta no anche raddoppiando il prezzo. La notte isolata fra due soggiorni non è una notte da svendere: è la notte con la disponibilità più scarsa del calendario, e va prezzata di conseguenza o lasciata vuota senza rimpianti.

Addebitare la pulizia senza far scappare il cliente#

Se la pulizia viene addebitata a parte, il costo del cambio smette di gravare sul margine delle notti e la soglia scende. Ma la parte che vi resta non è quella che scrivete: sull’importo della pulizia il portale applica la sua commissione come su tutto il resto.

Sull’ospite, però, la pulizia separata pesa in modo diverso a seconda della durata. Confrontiamo A che espone 68,00 euro a notte più 40,00 di pulizia con un concorrente che espone 88,00 euro a notte tutto compreso.

Il pareggio è esattamente a 2 notti: 40,00 diviso la differenza di 20,00 euro a notte. Sotto, la voce separata rende l’offerta più cara del concorrente; sopra, più economica, e a cinque notti di 60,00 euro. La pulizia separata è coerente con chi vende soggiorni lunghi, non con chi vive di weekend.

Dove questo conto non decide#

La prima cosa che la formula non sa è che il costo del cambio non è un numero, è una scala a gradini. Se la squadra passa comunque quel mattino per un’altra unità nello stesso palazzo, il cambio marginale costa meno del cambio medio, perché lo spostamento è già pagato. Se invece un cambio isolato obbliga a un viaggio in fondo alla città, costa più del medio. Lo stesso portafoglio concentrato in due palazzi e sparso in dieci quartieri ha due soglie diverse a parità di tutto il resto.

La seconda: il sabato di agosto la capacità di cambio è un vincolo fisico, non un costo. Se una persona fa al massimo quattro cambi in una mattina, il quinto non costa 48,00 euro: costa il turno intero di una seconda persona. In quei giorni la domanda giusta è quanti cambi entrano nella mattina, e il vincolo di durata serve a distribuire le partenze, non a coprire un costo.

La terza: l’usura è l’unica voce che nel primo anno non potete misurare. La vita della biancheria si conta in lavaggi, e i lavaggi per set li conoscete dopo due stagioni. Fino ad allora è una stima, ed è per difetto, perché il set che si macchia si butta prima di consumarsi.

La quarta è la più sottile. Il conto tratta il prezzo come un dato e la durata minima come un’incognita, ma si decidono insieme: alzare il prezzo abbassa la soglia, e spesso dieci euro in più fanno meglio di una notte in più, perché il vincolo si vede nei filtri di ricerca e dieci euro no.

Cosa fare lunedì mattina#

1. Cronometra due cambi reali per ogni tipologia di unità, con l’orologio e non a memoria.
2. Scrivi le sei voci per ogni unità in un foglio, valorizzando anche il tuo tempo di coordinamento a una tariffa oraria che avresti pagato a qualcun altro.
3. Calcola il netto per notte di ogni unità in tre fasce di prezzo: bassa, media, alta, togliendo la commissione del canale su cui vendi di più.
4. Dividi il costo del cambio per il contributo di una notte e arrotonda per eccesso: quella è la soglia minima di ogni unità in ogni fascia.
5. Porta nel channel manager le durate minime per unità e per periodo, non una regola unica.
6. Se addebiti la pulizia a parte, dividi il costo del cambio per uno meno la commissione del portale, e alza l’importo esposto fino a quel valore.
7. Apri i buchi di una notte con prezzo alzato e minimo a una notte, ma solo dove il contributo di una notte supera il cambio.